Det betyr at entreprenøren for eksempel ikke kan vise til veiledende priser på materialer, men at det skal legges frem dokumentasjon på det han faktisk har betalt etter at rabatter er fratrukket.
Kostnadsoverslag
Dersom det ikke foreligger anvendelige enhetspriser, skal endringer utføres som regningsarbeider. Det samme gjelder dersom det er gitt pristilbud på arbeidene, men hvor oppdragsgiver ikke aksepterer pristilbudet (pkt. 25.8.1, 1. ledd). Også i denne situasjonen vil oppdragsgiver ha behov for oversikt over hva kostnadene trolig vil bli, og er derfor berettiget til å kreve at entreprenøren utarbeider et kostnadsoverslag (pkt. 31.2)
Kostnadsoverslaget skal være aktsomt. Krever entreprenøren betydelig mer for arbeidene enn det som fremgår av kostnadsoverslaget, kan oppdragsgiver påberope seg overskridelsen som grunnlag for å kreve prisen redusert. I forbrukerforhold aksepteres det en feilmargin på 15 % (hvtj. § 32 (2)). Trolig må overskridelsen være større imellom profesjonelle.
I kostnadsoverslaget bør entreprenøren være tydelig på at overslaget baseres på tidspunktet for overslaget. Det betyr også at entreprenøren må varsle dersom en endring eller et avvik underveis medfører at regningsarbeidene blir større enn det opprinnelige overslaget. Entreprenøren har også varslingsplikt dersom han blir klar over at det blir overskridelser av kostnadsoverslaget, selv om det ikke har kommet inn nye elementer som øker kostnadene (pkt. 31.2).
Denne bestemmelsen er imidlertid en ordensforskrift, slik at en forsømmelse fra entreprenøren om å varsle en slik overskridelse ikke medfører preklusjon, men kan medføre at entreprenøren ikke får rett til hele overskridelsen.
Krav til dokumentasjon
Entreprenøren plikter – i mangel av annen avtale – å sende oppdragsgiver en oppgave over material- og timeforbruk hver uke (pkt. 31.4, 1. ledd). Årsaken til at hyppigheten er hver uke er at oppdragsgiver skal ha en reell mulighet til å kontrollere for eksempel antall timer de utførende produserer på arbeidsplassen.
Dersom entreprenøren ikke sender sine oppgaver hver uke, vil oppdragsgiver kunne påberope seg at han mister sin kontrollmulighet, og kan for eksempel kreve en skjønnsmessig reduksjon i antall timer. En vanlig måte å underbygge et krav om reduksjon på vil da være at oppdragsgiver får utarbeidet en rapport om hva de utførte arbeider etter vanlige normer normalt burde koste. Det er imidlertid ikke knyttet noen preklusjon til overtredelse av denne bestemmelsen heller.
Dersom det gjelder ekstra kostnader og tidsforbruk som skyldes oppdragsgivers forhold – for eksempel manglende tilkomst – kan entreprenøren kreve at oppgavene over timer og materialer kun skal sendes en gang hver måned i motsetning til normalt hver uke. Det anbefales likevel å sende hver uke også i disse situasjonene.
Faktura på regningsarbeider kan ikke sendes oftere enn en gang hver måned (pkt. 31.3, jfr, pkt. 28.1, 2. ledd). Det er derfor ikke uvanlig at partene blir enige om at oppgavene over time- og materialforbruk bare sendes en gang i måneden sammen med fakturaen. Det må i så fall entreprenøren sørge for at blir nedfelt i et byggemøtereferat eller tilsvarende for ikke å risikere krav om reduksjon.
Innsigelser til time- og materialister
Dersom entreprenøren har levert sine oppgaver som han skal, har oppdragsgiver en frist på 14 dager fra han har mottatt oppgavene, til å komme med sine eventuelle innsigelser. Har oppdragsgiver ikke kommet med sine innsigelser innen disse 14 dagene, skal entreprenørens oppgaver legges til grunn for oppgjøret (pkt. 31.4, 4. ledd).
En vanlig feil fra entreprenørens side er at han ikke påberoper seg denne 14-dagersfristen og går inn i en uforbeholden realitetsdiskusjon om time- og materiallistene. Gjør entreprenøren det, mister han retten til å påberope seg at innsigelsen fra oppdragsgiver er kommet for sent. Entreprenøren må i en slik situasjon være presis på at han forbeholder seg retten til å kreve at oppgaven skal legges til grunn før partene eventuelt går inn i en realitetsdiskusjon om time- og materialbruk. At slikt forbehold er fremført bør av bevishensyn fremgå av etterfølgende e-post eller i referat.
Dersom oppdragsgiver ikke har fått den dokumentasjonen han har rett til å få, kan han kreve ytterligere dokumentasjon. Da må entreprenøren fremskaffe slik supplerende dokumentasjon i den grad den leverte dokumentasjonen ikke er tilfredsstillende. Oppdragsgiver har da en ny 14-dagers frist til å komme med merknader fra komplett dokumentasjon er mottatt.
Merk her at materialkostnadene skal være entreprenørens faktiske materialkostnader etter at ordinære rabatter og årlige volumrabatter er tatt hensyn til. I tekniske entrepriser er årlige volumrabatter hos grossistene ikke uvanlig.
Kravet om at regningsarbeider utføres rasjonelt og effektivt
Dersom entreprenøren ikke følger prosedyrene for innsendelse av oppgaver over time- og materialer hver uke, risikerer entreprenøren å få redusert sitt krav. Selv om entreprenøren har oppfylt sin plikt til å legge frem oppgavene etter disse bestemmelsene, kan oppdragsgiver påberope seg reduksjon av det samlede krav på et regningsarbeid, med den begrunnelse av arbeidene ikke har vært utført rasjonelt.
Entreprenøren plikter å utføre arbeidene rasjonelt og forsvarlig (pkt. 31.1, 2. ledd). Om dette har vært tilfelle vil oppdragsgiver ofte ikke ha noen kvalifisert mening om før et godt stykke ut i arbeidet, og kanskje først når arbeidet er avsluttet. Derfor er oppdragsgiver gitt en selvstendig rett til å påberope seg manglende effektivitet som følge av urasjonell drift eller uforsvarlig forhold (pkt. 31.3, 6. ledd).
For at oppdragsgiver skal nå frem med en slik anførsel må han imidlertid kunne påberope seg konkrete forhold som skulle og burde vært utført på annen måte. En generell anførsel om urasjonell drift uten spesifikasjon vil normalt ikke føre frem.
